Gestion des Commandes
et Kitchen Display
Maîtrisez le workflow complet : de la réception à la livraison, en passant par la production
Cycle de vie d'une commande
Comprendre les 6 étapes du processus
Pending
Nouvelle commande reçue
Confirmed
Commande validée
Preparing
En préparation
Ready
Prête à servir
Served
Servie au client
Paid
Paiement encaissé
1 Comprendre le cycle de vie des commandes
Chaque commande passe par plusieurs statuts définis. Comprendre ce workflow est essentiel pour une gestion optimale.
Pending (En attente)
Commande vient d'être passée par le client, en attente de validation
Actions : Serveur doit valider ou rejeter
Notification : Sonore + Visuelle
Confirmed (Confirmée)
Commande validée par le serveur, transmise à la cuisine
Actions : Apparaît sur le KDS (Kitchen Display System)
Notification : Client reçoit une confirmation
Preparing (En préparation)
La cuisine a commencé la préparation des plats
Actions : Cuisinier clique sur "Commencer" dans le KDS
Temps estimé : Affiché au client en temps réel
Ready (Prête)
Plats préparés, en attente d'être servis
Actions : Cuisinier clique sur "Terminé" dans le KDS
Notification : Le serveur est alerté pour servir
Served (Servie)
Commande livrée au client
Actions : Serveur confirme la livraison
Note : Client peut maintenant demander l'addition
Paid (Payée)
Paiement encaissé, transaction terminée
Actions : Paiement traité (CB, espèces, Stripe)
Reçu : Envoyé automatiquement par email
Statut spécial : Cancelled (Annulée)
La commande peut être annulée uniquement au statut "Pending" ou "Confirmed"
Important : Une fois en préparation, l'annulation nécessite l'accord du manager
2 Configurer le Kitchen Display System (KDS)
Le KDS est l'écran de cuisine qui affiche les commandes en temps réel pour votre équipe de production.
Accès au KDS
URL directe : votre-restaurant.restozen.com/restaurant/kitchen/board
Ou depuis le menu : Restaurant → Kitchen Display
Installation matérielle recommandée
🖥️ Écran principal de cuisine
- • Type : Moniteur 24-27 pouces ou Tablette 12 pouces minimum
- • Résolution : Minimum Full HD (1920x1080)
- • Protection : Support anti-éclaboussures recommandé
- • Emplacement : Visible de tous les postes de cuisine
🔊 Audio
- • Notifications sonores pour les nouvelles commandes
- • Volume réglable selon l'ambiance de cuisine
- • Son différent selon l'urgence (normale/prioritaire)
📱 Configuration multi-écrans (optionnel)
- • Écran 1 : Poste chaud (plats principaux)
- • Écran 2 : Poste froid (entrées, desserts)
- • Écran 3 : Bar (boissons, cocktails)
Configuration logicielle
Paramètres d'affichage
- ✓ Activer le mode plein écran (F11)
- ✓ Désactiver la mise en veille automatique
- ✓ Ajuster la luminosité (visible même avec lumière vive)
- ✓ Configurer l'auto-refresh (commandes en temps réel)
Filtres et tri
- • Tri par : Heure de commande / Priorité / Table
- • Filtre par : Type de service (sur place / à emporter)
- • Masquer : Commandes déjà servies (nettoyage automatique)
💡 Conseil d'ergonomie
Placez l'écran KDS à hauteur des yeux du chef, à environ 80cm de distance, pour éviter la fatigue visuelle et permettre une lecture rapide des commandes.
3 Gérer les statuts de commandes
Voici comment chaque membre de l'équipe interagit avec les commandes selon son rôle.
👨💼 Rôle : Serveur / Manager
1. Réceptionner une nouvelle commande (Pending)
Où : Tableau de bord → Commandes → Onglet "En attente"
Action : Vérifier les détails de la commande
- • Table concernée
- • Produits commandés
- • Demandes spéciales ou allergies
- • Mode de paiement
Décision à prendre :
2. Marquer comme servie (Ready → Served)
Quand : Après avoir livré les plats au client
Action : Cliquer sur "Marquer comme servie" dans le détail de la commande
💡 Cela permet de suivre le service et de savoir quelles tables attendent le paiement
👨🍳 Rôle : Cuisinier / Chef
1. Commencer la préparation (Confirmed → Preparing)
Où : Sur le KDS (Kitchen Display System)
Action : Cliquer sur la carte de commande, puis bouton "Commencer"
Affichage KDS :
📋 Commande #RES-20250111-042
🪑 Table 5 • 👥 2 personnes
⏰ 12:34 • 🚨 Priorité normale
× 2 Burger Signature × 1 Salade César
2. Durant la préparation
Chronomètre : Un timer s'affiche automatiquement
Couleur : Change selon le temps écoulé
- • 🟢 Vert : Dans les temps (0-10 min)
- • 🟡 Jaune : Attention (10-15 min)
- • 🔴 Rouge : En retard (>15 min)
3. Terminer la préparation (Preparing → Ready)
Action : Cliquer sur "Terminé" quand tous les plats sont prêts
Effet :
- • Notification sonore pour le serveur
- • La commande passe dans l'onglet "Prêtes à servir"
- • Le KDS libère de l'espace pour les nouvelles commandes
💡 Astuce de productivité
Organisez votre écran KDS par ordre de priorité : les commandes les plus anciennes en haut, les urgentes (livraison, à emporter) marquées en rouge.
4 Gérer les demandes spéciales
Les clients peuvent ajouter des notes, demandes spéciales ou signaler des allergies.
Types de demandes spéciales
⚠️ Allergies (Priorité haute)
Affichées en rouge sur le KDS avec icône d'alerte
Exemple : "Allergie aux fruits à coque - Pas de noisettes"
Action : Vérifier double-fois les ingrédients, nettoyer les surfaces
📝 Modifications produit
Exemples courants :
- • "Sans oignons"
- • "Bien cuit"
- • "Sauce à part"
- • "Extra fromage"
💬 Notes générales
Exemples :
- • "Pour un anniversaire - Merci d'apporter la bougie"
- • "Client pressé, servir en priorité si possible"
- • "Servir les entrées 10 minutes après les apéros"
Bonnes pratiques
- ✓ Lisez TOUTES les notes avant de commencer la préparation
- ✓ En cas de doute sur une allergie, consultez le manager
- ✓ Communiquez avec le serveur si une demande est irréalisable
- ✓ Marquez visuellement les plats avec allergies (étiquette, assiette spéciale)
⚠️ Sécurité allergènes
En cas d'allergie mentionnée, le système affiche une alerte ROUGE. Ne prenez JAMAIS d'allergie à la légère - c'est une question de sécurité et de responsabilité légale.
5 Remboursements et annulations
Parfois, il faut annuler une commande ou effectuer un remboursement. Voici la procédure.
Annulation de commande
⚠️ Conditions d'annulation
- • Possible uniquement au statut "Pending" ou "Confirmed"
- • Requiert une raison obligatoire
- • Notification automatique envoyée au client
Procédure d'annulation
- 1. Accédez à la commande concernée
- 2. Cliquez sur le bouton "Annuler la commande" (rouge)
- 3. Sélectionnez ou saisissez la raison :
- • Produit indisponible
- • Problème technique
- • Demande du client
- • Erreur de commande
- • Autre (précisez)
- 4. Confirmez l'annulation
- 5. Le client reçoit une notification avec la raison
Remboursements
Remboursement total
Quand : Annulation avant service, problème majeur
Action :
- 1. Commande → Actions → "Rembourser"
- 2. Sélectionner "Remboursement total"
- 3. Ajouter une note interne (obligatoire)
- 4. Confirmer → Traitement automatique en 3-5 jours
Remboursement partiel
Quand : Un seul produit défectueux, quantité incorrecte
Action :
- 1. Commande → Actions → "Rembourser"
- 2. Sélectionner "Remboursement partiel"
- 3. Saisir le montant à rembourser
- 4. Préciser quels produits sont concernés
- 5. Confirmer le remboursement
📊 Suivi des remboursements
Tous les remboursements sont tracés dans l'historique de la commande avec horodatage, utilisateur et raison. Consultez les statistiques dans Rapports → Remboursements.
6 Utiliser le tableau de bord des commandes
Le tableau de bord centralise toutes vos commandes et offre une vue d'ensemble en temps réel.
Accès au tableau de bord
Menu → Restaurant → Commandes
Onglets disponibles
📋 En attente
Commandes "Pending" à valider
✅ Confirmées
Commandes validées, en attente de préparation
🔥 En préparation
Commandes en cours de production
✓ Prêtes
Commandes terminées, à servir
🍽️ Servies
Commandes livrées, en attente de paiement
💰 Payées
Transactions terminées
Filtres et recherche
- • Par restaurant : Si vous gérez plusieurs établissements
- • Par adresse : Filtrer par point de vente
- • Par table : Voir toutes les commandes d'une table
- • Par date : Historique des 7 derniers jours par défaut
- • Recherche : Par numéro de commande ou nom du client
Actions rapides
- 👁️ Voir détails : Clic sur une commande
- ✓ Changer statut : Boutons d'action contextuels
- 🖨️ Imprimer ticket : Pour la cuisine ou le client
- 📧 Envoyer reçu : Email automatique au client
🔄 Rafraîchissement automatique
Le tableau de bord se met à jour automatiquement toutes les 5 secondes. Vous n'avez pas besoin de recharger la page pour voir les nouvelles commandes.
7 Configurer les notifications
Restez informé en temps réel des changements de statut et nouvelles commandes.
Types de notifications
Notifications navigateur
Pop-ups dans votre navigateur (à autoriser au premier lancement)
✓ Nouvelle commande • ✓ Commande prête • ✓ Paiement reçu
Notifications sonores
Alertes audio sur le KDS et tableau de bord
Volume réglable • Sons différents selon le type d'alerte
Notifications email
Récapitulatifs quotidiens et alertes importantes
Paramétrable dans Paramètres → Notifications
Configuration recommandée
| Rôle | Notifications |
|---|---|
| Serveur | Nouvelles commandes Commandes prêtes |
| Cuisinier | Commandes confirmées Commandes urgentes |
| Manager | Toutes Récap quotidien |
8 Résolution de problèmes courants
Solutions aux problèmes les plus fréquents rencontrés lors de la gestion des commandes.
❌ Les commandes n'apparaissent pas sur le KDS
Solutions :
- • Vérifiez votre connexion Internet
- • Rechargez la page (F5)
- • Vérifiez que le filtre n'exclut pas les nouvelles commandes
- • Contactez le support si le problème persiste
⚠️ Les notifications sonores ne fonctionnent pas
Solutions :
- • Vérifiez le volume de votre appareil
- • Autorisez les notifications dans les paramètres du navigateur
- • Testez avec le bouton "Test de son" dans Paramètres → Notifications
🔄 Une commande est bloquée dans un statut
Solutions :
- • Accédez à la commande depuis le tableau de bord
- • Utilisez les boutons d'action pour forcer le changement de statut
- • Ajoutez une note expliquant la raison du changement manuel
💰 Problème de paiement Stripe
Solutions :
- • Vérifiez que votre compte Stripe est actif
- • Consultez les logs de paiement dans Stripe Dashboard
- • Proposez un paiement alternatif (espèces, CB en direct)
- • Contactez le support technique RestoZen
Besoin d'aide ? Contactez notre support technique disponible 7j/7 via le chat ou par email : support@restozen.com
Guides complémentaires
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